マルチメディア社会が浸透し、オフィスなどでも各種のデータの電子化が進んでいます。パソコンやワープロで作成した資料や書類などを保存するだけでなく、紙に印刷された書類まで、電子化する動きも活発となってきています。これらの動きについてまとめてみました。

　これまで大事なことは紙に書き、関連するものをまとめて綴じて、書棚や倉庫に保存しておくのが一般的で、つい最近までこの形態が取られてきました。
これに対し紙ではかさばる、持ち運びに不便といった欠点や、紙の傷み（酸性紙の問題、貴重な書類・書籍の場合は取り扱いからの傷み）の問題から、マイクロフィルム撮影や、光ディスクでの保管といった形がとられていましたが、最近ではパソコンの発達、ネットワーク技術の進展から、手軽に書類を電子的に取り扱えるようになり、ＣＤ−ＲＯＭ化したり、インターネットで利用できる形にするなど、さまざまな方法の利用が始まっています。

　このような技術の発展だけでなく、政府が提唱している高度情報通信社会、電子政府の構築、情報公開法の制定などで政府内部の電子化が進み出し、これらの政策が民間にも大きな影響を与えています。

　また民間企業では、品質保証関係であるＩＳＯ９０００s、ＩＳＯ１４０００の取得が、取引上必要となるほか、ＰＬ法や民事訴訟法、さらには特許問題も含めて、さまざまな書類を長期間保管する必要に迫られています。しかし、書類保管のための費用（倉庫保管料、オフィスレンタル料など）の削減、書類を探し出す時間の短縮が課題となっています。

　書類の整理は簡単なようで、意外にやっかいなものです。いろいろな方法が提案されていますが、どのような方法をとればいいかよくわからないのではないでしょうか。ファイリングシステムを製作販売しているメーカーのカタログなどを見ると、それぞれがすばらしいもののように見えますが、オフィスの環境、扱う書類の種類などで最適なものは変わってきます。

　「ファイリングの部屋」のホームページを作成し初めた時は、このように多くのページ時を作成するつもりではなかったのですが、思いつくままに追加していくうちに、ページ数が膨らんできました。
しかし、いま見直してみると、同じような内容が重複している部分がある反面、説明が不足している、ISOの改定で内容が古くなっている部分もあります。また内部統制など新しい課題も次々に出てきており、内容がなかなか追いついていません。改定が必要ではなものはこれから少しずつ修正を加える予定です。また、バランスの悪い所についても、少しずつ修正していく予定です。

この「ファイリングの部屋」が、ファイリングを進めるにあたって、少しでも役立てば幸いです。