4.書類の整理
4-5.構造化データと非構造化データ (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

帳簿類である経理データや購買データ、販売・在庫データなど、データベースとして管理できるデータです。これを管理するには汎用のデータベースシステムなどを利用すれば、簡単に整理することが出来ます。
もともとデータベース化されているものがほとんどですが、書類として存在しているものでも、手間は別としてデータベース化することは容易に出来ます。

文書を管理する時、文書にタイトル、作成者などの情報を明確にすれば、文書の検索性を高めることができます。
この管理台帳を作成する基準は JIS Z 6017「電子化文書の長期保存方法」に規定されていますが、ダブリンコアの項目の基本要素に従って作成するとされています。

管理台帳の例

番号	電子化文書名 （資料名）	作成者、所属、日時	登録日時	登録責任者	ページ数	登録媒体 管理番号	・・・・	媒体保存場所
1	xx文書
2	yy文書
3	zz文書

Dublin Core（ダブリン・コア）とは、Dublin Core Metadata Initiative が制定した標準仕様で、もともとはウエブ上のリソースを記述する共通の標準として制定されたものです。
ダブリンコアをベースとした管理台帳の作成基準については、JIS Z 6017「電子化文書の長期保存方法」の附属書３にも説明がありますが、より詳細にはJIS X 0836「ダブリンコアメタデータ基本記述要素集合」に規定されています。

ダブリンコアには、15の基本要素と呼ばれるものがあります。

項番	ダブリンコア 要素名	ダブリンコアの説明	管理台帳への登録内容
1	タイトル (Title)	リソースの名前	電子化文書名、電子化文書のバージョン
2	作成者 (Creator)	リソースに対して責任を持つ人、組織	作成者
3	主題 (Subject)	情報資源のトピック、分類コード
4	内容記述 (Description)	要約、目次、検索キーなど	要約、目次、検索キー、ページ数、総バイト数
5	公開者 (Publisher)	情報資源を現在の形態にしたもの（出版社、大学など）
6	寄与者 (Contributor)	著者以外で文書の作成にかかわった人又は組織（編集者、翻訳者など）	登録部門の責任者、管理部門の責任者、移行責任者
7	日付 (Date)	現在の形で利用できるようになった日（作成日、公開日など）	登録日
8	資源タイプ (Type)	情報資源の形（ホームページ、小説、辞書など）
9	フォーマット (Format)	情報資源のデータ形式（Postscript、PDPなど）	電子化文書のフォーマット
10	資源識別子 (Identifier)	情報資源を一意に識別するための名前（URI、ISBNなど）	電子化文書の識別子（登録媒体ID+ファイル名など）
11	情報源 (Source)	情報資源の出所となった情報資源の識別子	原文書の識別子
12	言語 (Language)	情報資源を記述している言語
13	関係 (Relation)	他の情報源との関連付け（別バージョン、別フォーマット、参照など）	試験標板の特定情報 参照ログの特定情報 電子署名、タイムスタンプ、暗号鍵などの特定情報 バックアップの特定情報 旧バージョンの特定情報 登録媒体、媒体保管場所の特定情報
14	時間的、空間的範囲 (Coverage)	地理的場所及び時間的な内容に関する情報資源の特性
15	権利関係 (Rights)	権利に関する記述及び利用条件（著作権記述など）	参照権限、更新権限

通常の文書管理では、これらの要素全てを用いる必要はありませんし、要素名はなじみのある名前とするべきで、管理台帳の作成の項で示したような台帳を、それぞれの組織に合わせて工夫すれば十分です。
しかし一度作成した台帳に、新しく項目を追加することは非常に面倒となりますので、十分な検討が必要です。