8.ＬＡＮの活用と問題点
8-1.ネットワークとファイリング (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

電子メールを受け取り管理しているメールサーバーは、メールを保存するためのディスク容量の関係から、通常はユーザーに対し、ディスク容量を制限しています。制限していない場合でも、一定容量を越えた場合は警告を出すことで、メールを削除するように促しています。
データ保存に対してそれほど意識の無い人は、とりあえず必要の無くなったメールを削除することで対応してしまいます。後で必要となったときに、削除してしまったことに気づいても、手遅れとなっています。特にメールを受信した側は、それほど保存に対して必要性を感じないためか、安易に削除する傾向にあります。

送信した電子メールや受け取った電子メールを何らかの方法で保存しようとしても、通常は利用しているメールソフトの管理の下で、ハードディスクに保存する以外には、あまり適当な方法はありません。これらメールが個人的に管理してもよいものであれば、それほど問題はありませんが、これが、組織として管理保管すべきメールであった場合には、ほとんど最適な保存方法は無いと言っても過言ではないでしょう。

米国ではｅディスカバリー制度ができ、訴訟に関係するデータをすべて提示するように求められるようになりました。この関連するデータには、紙の書類だけではなく、電子メールも含まれます。個人で管理している電子メールから、異動した人だけでなく、退職や転職した人まですべての関連した人全員が対象となり、その訴訟に関連するものをすべて取り出すことは不可能です。アメリカと直接関係していなくても、製造したものが米国で売られていたりするなど、何らかの関係がある場合には、訴訟に巻き込まれる可能性があります。
すべての関連するメールを提出したつもりでも、相手先から受け取ったはずのメールや送ったはずのメールが含まれていないと指摘されると、意図的に隠ぺいしようとしたと判断され、懲罰的な制裁を受ける可能性があります。

また、法人税法の関係では、国税庁は取引に関するメールを残すように指示しているといわれていますが、この場合国税関連書類の保存期間は7年にもおよびますので、電子メールの取り扱いについては注意が必要です。

一般の人に向ける情報は、自社のホームページで発信するもののほかに、Blog、FacebookやTwitterなどのソーシャルメディアで発信するものもあります。
自社のホームページであればその保存は容易ですか、社外のシステムであるソーシャルメディアの場合は、簡単にはいきません。

自社のホームページであれば、掲載した時にバックアップを取れば、すべてのデータを保存することは可能ですし、通常はシステム関係の部門が担当して行います。これに対し、ソーシャルメディアの場合は、システムの管理は全く別のところで行われているため、定期的にバックアップを行い管理していく部署と体制の整備が必要です。

ネットワークの利用で、最も普及しているのは、インターネットの検索です。ネットワークが普及していなかった時は、何か情報を探そうとしたとき、まず参考図書を探しに図書館に行ったり、商品に関することは、メーカーや販売店からパンフレットや技術資料を取り寄せたりする必要がありました。今は、ネットワークを検索するだけで、かなりの資料を入手することができるようになりました。

このようにホームページで検索して見つけた情報は、どのようにすればいいのでしょうか。特に保存はせず、再度必要となったときに、また検索することも一つの方法です。しかし、印刷された情報とは異なり、ホームページの内容は頻繁に更新されます。あったはずのページが無くなった、内容が変更され肝心のデータが見当たらない、などのトラブルはよくあることで、本当に必要なものは、やはりダウンロードして保存しておく必要があります。
単純にダウンロードしただけでは、そこに貼り込んであるイメージの取り扱いには注意が必要です。少々面倒ですが、Acrobatファイルに変換した上で保存することも考慮したほうがよさそうです。

上の項とは異なり、ソーシャルメディアへの対応は、全く違った観点から見る必要があります。
Blog、Facebook やtwitterは、誰でも情報が簡単に発信できるようになっています。このため、製品や企業などに対して批判的な書き込みが、いつどこで発生するか捉えにくい状況となっています。このような書き込みを、自動的に検索するためのシステムも販売されていますが、どの企業でも手軽に導入できるといったものでもなく、誰かから指摘されて初めて気が付くということになりそうです。

Facebookの場合は、友達の関係から情報が拡散しやすく、膨大な情報が対象となるため、ビッグデータとしての新たな対応が模索されています。

クラウドという言葉は、2010年ころに大ブームとなり、テレビのCMなどでも盛んに使われました。しかし、その実態は雲をつかむように、定義も明確ではないままに、何でもできるような感覚でとらえられたのではないでしょうか。
しかし、さまざまなデータをクラウド上に置き、いろいろなソフトウェアのサービスを利用することは簡単になり、個人でも無料のサービスが使えるようになりました。DropboxやSkyDriveなどのファイルサーバーでは、数ギガバイト程度であれば無料で利用できます。

メリットは、いつでもどこからでも利用できるだけでなく、他の人とファイル共有も簡単にできることでしょうか。
企業などで利用する場合は、手軽に導入でき、システムのメンテナンスはサービス会社に任せておけば、ほとんど任せきりにできることが魅力的です。
しかし、クラウドを利用するにあたっての注意点や考えておく必要があるものもあります。
それらを挙げてみると次のようなものがあります。