9-2.ファイリングのコスト試算

9.ファイリング意識の向上
9-2.ファイリングのコスト試算 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ）

これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。

あらたにファイリングシステムを導入しようとすると、初期費用が発生します。そのときに求められるのが、コスト上のメリットです。投資にみあうだけのメリットが得られるのかとの問いに対し、なかなか適切な答えをだせません。
しかし、なんらかの試算が必要な場合には、次のデータが参考となるでしょう。

これは事務機械工業会が作成した「光ディスクファイリングシステム」と題したパンフレットをベースにしています。

光ファイリングシステムと紙ファイルの費用試算（１年間）

（条件）

導入時対象書類 30,000枚

小型システムのハード価格 160万円

人件費 3,000円/1H

書類のコピー 3,000枚

オフィス賃貸料 120,000円/年･m3

書類増加枚数 3,000枚(対象書類の10%)

検索枚数 3,000枚/年

書類の換算容量 0.2m2/1,000枚

システム設置面積 0.6m3/1セット

	紙ファイル	光ファイル
検索費用
	検索時間：4分　(ファイル取出し移動返却等) 3,000円/60分×4分×3,000枚＝600,000円/年	検索時間：1分 (光ディスクセット画面確認出力等) 3,000円/60分×1分×3,000枚＝150,000円/年
スペースコスト
	必要スペース 30,000枚×0.2m2/1,000枚＝6m2 6m2×120,000円/年･m2＝720,000円/年	光ディスクファイリングシステム設置スペース 0.6m3×120,000円/年･m2＝72,000円/年
ファイリング費用<対象書類の10%=3,000枚>
	ファイリング時間：2分 (ファイル取出し移動、バインド、廃棄、差換え) 3,000円/60分×2分×3,000枚＝300,000円	登録時間：1分（1文書平均) (光ディスクセット　スキャナセット等) 3,000円/60分×1分×3,000枚＝150,000円
<年間増加分>
	3,000円/60分×2分×3,000枚＝300,000円	１年間に換算（５年償却） 1,500,000円÷5年＝300,000円/年更新と年間増加分 3,000円/60分×1分×3,000枚＝150,000円
小計	600,000円/年	600,000円/年
ハード価格
	キャビネット @300,000円 300,000円÷5年＝60,000円/年	小型光ディスクファイリングシステム 1,600,000円÷5年＝320,000円/年
保守料
	検索時に係るコピー費用年間3,000枚×カウンター料金@10円 3,000枚×10円＝30,000円/年	年間保守料(ハードコストの5%で試算) 80,000円/年
消耗品費
	コピー用紙(@2.0円/枚) 3,000枚/円×2円/枚＝6,000円/年バインダー費用(@70円/冊) 30,000枚/50枚×70円=42,000円/年トナー代(@2.5円/枚) 3,000枚/年×2.5円/枚=7,500円/年	コピー用紙(@2.0円/枚) 3,000枚/円×2円/枚＝6,000円/年光ディスク費用(書類1枚当たり 2.7円) 30,000枚/円×2.7円/枚＝81,000円/年増加分 3,000枚/年×2.7円/枚=8,100円/年ドラム[感光体]代(@4.0円/枚) 3,000枚/年×4.0円/枚=12,000円/年
	55,500円/年	107,100円/枚
総費用
	2,065,500円/年書類１枚当たりの経費　@62.6円	1,329,100円/年書類１枚当たりの経費　@40.3円

　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　
　　経費の差　736,400円/年（書類１枚当たり 22.3円)

ここで、光ディスクファイリングシステムとしているのは専用機のことです。パソコンを利用したものでは、さらに装置費用が小さくなります。

Updated on 2013/09/28

導入時対象書類	30,000枚
小型システムのハード価格	160万円
人件費	3,000円/1H
書類のコピー	3,000枚
オフィス賃貸料	120,000円/年･m3
書類増加枚数	3,000枚(対象書類の10%)
検索枚数	3,000枚/年
書類の換算容量	0.2m2/1,000枚
システム設置面積	0.6m3/1セット