7.電子ファイルとファイリング
7-4.電子保存での注意点 (旧「ファイリングの部屋」アーカイブ)

ファイリングの部屋
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これまで hi-ho.ne.jp で公開していた「ファイリングの部屋」を、この新しいドメイン(filingroom..jp)にもコピーしました。不要と思われるページは削除していますが、内容はそのままです。
従来のアドレスにも、当面は残しておきますが、できるだけこちらを利用していただければ幸いです。

 

このホームページでも基本的には書類の電子保存を勧めていますが、電子保存が万能でないことは、「電子ファイルの落とし穴」でも触れています。ここではもう一歩勧めて、検討してみました。

いろいろとデータを探していると、About.comに面白いページがありました。このページは、電子化した書類をCD−Rに記録して保存することをベースにしています。ここで挙げられている項目(以下の文中のこの色の部分)に、いくつかのコメントをつけてみました。(このページは残念ながら削除されたようです)

 
コピーは2つ取る
 

CD−Rを床に落とし、椅子でこれを踏みつけると簡単にデータは無くなってしまいます。重要なデータはこのような事故を避けるために、保存用と活用用の2つのコピーを取るべきです。

コピーしたものは万が一の災害にそなえて、できれば別の場所に保管したいものです。

   
レーベル面を大切に
  文字などを書く場合、CDのレーベル面(文字などが書いてある方の面)には、ボールペンなどの硬いものを使用せず、フエルトペンを使用しなければなりません。これはCD−Rの色素層(データ記録層)をキズつけないためです。
またラベルなどを貼ると、その接着剤が時間とともに劣化し、はがれる時に、色素層をはがしてしまう可能性があります。
   
業界標準フォーマットを使用する
  大切なデータそのものは長期間保存できても、コンピュータ環境が変化し、そのファイルを利用できなくなる可能性があります。
データタイプ
推薦できるフォーマット
よくない形式
テキスト &
ドキュメント
ASCII Text、
Rich Text Format、
Adobe PDF
Microsoft Word などの
ワープロフォーマット
イメージ &
写真
PNG、TIFF、
JPEG
GIF、BMP、
著作権を主張しているフォーマット

音 & 音楽

MP3、WAV、AIFF

Windows Media、
AU フォーマット、
Real Audio

映画 & ビデオ

MPEG
(ver.1、2、4)

AVI、Quicktime、
Real Video

データベース &
表形式
ASCII Text、
DBF Format
著作権を主張しているフォーマットExcel、Access、Filemaker)


デファクト・スタンダードと呼ばれる形式を使うことに対しては異論がありません。ただ、ここで選択されている形式には、PDFやAIFF(Apple社開発のMac用フォーマット)のように、特定の会社が開発したものは、現在は著作権を主張していなくても、将来著作権を主張し始める危険性があり、あまり好ましいとは思えません。(GIF形式に使われていた圧縮形式であるLZWは、フリーに使用されていましたが、最近は著作権が主張されています。)
また、PNGのように業界団体で制定した形式でも、あまり普及していないものは好ましくありません。

   
データの複製を適当な時期に行う
  コンピュータだけでなく、記録媒体も進歩が激しいため、メディアが時代遅れにならないように、適当な時期にコピーを取り、データのリフレッシュを図るべきです。
   
紙のコピーも保存する
 

紙は古いタイプの保存形式ですが、さまざまなメリットがあります。オリジナルの紙は、廃棄が必要なとき以外は残すべきです。

せっかく紙を減らすために電子化しているのに、これを残すというのは少し疑問です。ただ、日常的に参照するような書類は、紙で残したほうが便利でしょう。

   

メディアの保管には、専用の耐火金庫で

  重要な書類は金庫に保管しておけば、火災に遭ったときでも色が多少茶色くなる場合もありますが、十分使用に耐えます。この感覚で、記録メディアを耐火金庫に保管すると、問題が生じます。記録媒体はほとんどがプラスチックでできており、紙では全く問題のない200度程度の温度でも、融けたり変形して読み出すことができなくなります。記録メディアの保存には、専用の耐火金庫を使う必要があります。

 

| Topページ | 0.はじめに | 1.情報の記録 | 2.増加する書類 | 3.作成から廃棄まで |
| 4.書類の整理 | 5.書類の電子化 | 6.電子化書類の活用 |

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| 10.ファイリングを考慮した書類の作成 | 11.マネジメントシステム |
| 12.リスク管理 | 13.ファイリングに関する動き | 14.付録 | 15.編集雑記 |


Updated on 2013/09/28